Definition Was ist ein Datenraum?

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Ein Datenraum ist ein speziell geschützter virtueller Raum für den Austausch vertraulicher oder sensibler Daten. In der Regel handelt es sich um ein online zugängliches Dateiarchiv, das für berechtigte Personen oder Anwendungen den geschützten Zugriff auf die benötigten Daten ermöglicht.

Der Datenraum wird auch als virtueller, digitaler oder elektronischer Datenraum bezeichnet. Die englische Bezeichnung lautet Virtual Data Room (VDR). Entstanden ist der virtuelle Datenraum aus dem physischen Datenraum. Physische Datenräume sind geschützte Räume, die an einem definierten Ort eingerichtet werden und verschiedenen Parteien den Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die zum Beispiel im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung (Sorgfaltspflicht) benötigt werden, ermöglichen. Physische Datenräume wurden durch die Digitalisierung mittlerweile größtenteils durch virtuelle Datenräume abgelöst. Der virtuelle Datenraum ist quasi die digitale Entsprechung des physischen Datenraums.

Digitale Datenräume sind ortsungebunden und ermöglichen einen geschützten Zugriff auf sensible oder vertrauliche Daten von beliebigen Orten aus. In der Regel handelt es sich um online, zum Beispiel über das Internet, zugängliche Dateiarchive mit strukturierter Dateiablage. Über einen virtuellen Datenraum lassen sich Dateien und Dokumente austauschen, an bestimmte Parteien weitergeben und oft auch direkt bearbeiten. Für Unbefugte ist kein Zugriff auf die in einem Datenraum bereitgestellten Informationen möglich.

Der virtuelle Datenraum ist nicht auf Anwendungen wie Due-Diligence-Prüfungen beschränkt und kann für unterschiedliche Zwecke wie die gemeinsame Arbeit an einem Projekt zum Einsatz kommen. Es existieren zahlreiche Softwarelösungen und cloudbasierte Software-as-a-Service-Angebote (SaaS), mit denen sich virtuelle Datenräume einrichten und betreiben lassen.

Funktionsweise eines digitalen Datenraums und bereitgestellte Funktionen

Datenräume lassen sich je nach technischer Umgebung und den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Anwendung auf unterschiedliche Art realisieren. In der Regel handelt es sich um Online- beziehungsweise Internetplattformen, die einen sicheren Zugriff auf die dort abgelegten vertraulichen Daten ermöglichen. Häufig arbeiten die Plattformen cloudbasiert und stellen die Informationen über öffentliche oder private Cloud-Plattformen bereit.

Die Ablage der Dateien im Datenraum erfolgt in strukturierter Form. Zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff ist der generelle Zugang zum Datenraum über ein sicheres Authentifizierungsverfahren geschützt. Für die einzelnen Dateien sind benutzerspezifische Zugriffsrechte angelegt. Dadurch lassen sich für die Benutzer rollenabhängige Rechte wie Lese- oder Downloadrechte an einzelnen Dateien einrichten. Die Speicherung der Dateien im Datenraum und die Übertragung der Dateien zwischen Benutzer und Datenraum erfolgt in verschlüsselter Form. Der Zugriff auf einen virtuellen Datenraum ist beispielsweise über den Webbrowser oder über eine spezielle VDR-Anwendung auf dem Client-Rechner möglich.

Neben diesen Grundfunktionen bieten Datenräume zahlreiche weitere Funktionen, in denen sie sich von herkömmlichen Cloud-Speicherlösungen unterscheiden. Zu diesen Funktionen zählen:

• regelmäßige und automatische Dateisicherungen

• Einfügen von Wasserzeichen zum Schutz vor unerlaubtem Kopieren

• automatisches Einordnen der Dateien in verschiedene Kategorien

• Unkenntlichmachen sensibler Informationen durch digitale Schwärzung

• einfaches und schnelles Durchsuchen des Dateiarchivs durch automatische Indexierung und Texterkennung (OCR – Optical Character Recognition)

• integrierte Bearbeitungsfunktionen für Dokumente wie Anmerkungen, Notizen oder Hervorhebungen

• Protokollierung der Dateizugriffe, Up- und Downloadaktivitäten und Dateiveränderungen

• Kontrollfunktionen für den Projektfortschritt

• Benachrichtigungsfunktionen über neu hinzugefügte Dokumente

• integrierte Kommunikationsfunktionen für zugangsberechtigte Benutzer

• intelligente Funktionen für den Upload großer Mengen von Dateien

• automatisches Übersetzen von Dokumenten

• rechtsgültiges digitale Unterzeichnen von Dokumenten

• Nachweis der Erfüllung strenger Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen durch Zertifizierung

Typische Einsatzbereiche virtueller Datenräume

Der Einsatzbereich des virtuellen Datenraums ist nicht auf das Thema Due Diligence begrenzt. Digitale Datenräume werden für zahlreiche weitere Anwendungen, die einen sicheren, standortunabhängigen und unternehmensübergreifenden Datenaustausch erfordern, eingesetzt. Dazu zählen zum Beispiel die gemeinsame Arbeit an Projekten mit Geschäftspartnern oder Kunden, die Arbeit an gemeinsam zu erstellenden Dokumenten, der Informationsaustausch zwischen Kanzleien und Mandanten, der Austausch von Patientendaten, die Vorbereitung von Börsengängen, Unternehmensprüfungen, der Datenaustausch mit Lieferanten, der Informationsaustausch in Gremien und die Vorbereitung von Gremiensitzungen, die Bereitstellung von Unterlagen in Lizenzierungsverfahren, Ausschreibungen, die Bereitstellung von Informationen für Investoren, Insolvenzverfahren und vieles mehr.

Die Vorteile von virtuellen Datenräumen

Die Einrichtung und Nutzung eines virtuellen Datenraums bieten zahlreiche Vorteile. Verteilt arbeitenden Teams oder Parteien wird ein sicherer Zugriff auf die benötigten Informationen von beliebigen Orten aus und zu jeder Zeit ermöglicht. Die digitale Dokumentenbereitstellung macht das Ausdrucken und Verteilen von Dokumenten auf Papier überflüssig. Dank der strukturierten Ablage und der Durchsuchbarkeit der Dokumente lassen sich die gewünschten Informationen schnell finden. Eine sichere Authentifizierung der Benutzer und eine rollenbasierte Vergabe von Zugriffsrechten verhindern den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen. Speicherung, Verarbeitung und Austausch von Unterlagen sind geschützt und werden protokolliert. Ergänzende Sicherheitsfunktionen wie Wasserzeichen oder Schwärzungen stellen sicher, dass Unterlagen oder einzelne Informationen nicht unerwünscht kopiert oder weitergegeben werden. Über entsprechende Funktionen ist auch das rechtsgültige digitale Unterzeichnen von Dokumenten möglich.

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